Estrategias para cambiar las firmas físicas de documentos a firmas electrónicas

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Digitalizar un proceso documental o adoptar una tecnología nueva, siempre crea una ventaja competitiva en cualquier organización. La empresa se vuelve más rápida, eficiente y se puede enfocar en su “Core de negocios”, que probablemente No es gestionar documentos.

Por ello, hoy comentaré sobre como “planificar” (definiendo objetivos claros), cómo “ejecutar”, (identificando a los líderes y recursos con los que contamos) y cómo “evaluar” (usando indicadores de gestión para una mejora continua); todo ello como parte de una receta probada desde Intellisign, nuestra plataforma de firma electrónica avanzada para implementar la adopción de firmas electrónicas avanzadas en reemplazo de las firmas físicas de documentos.

1. Identificación de las ventajas

Pensemos por un instante la cantidad de horas hombres, impresiones, papeles, costos de almacenamiento y transporte que invertimos actualmente en la gestión física de documentos. Muchos servicios con costos que pueden ser reducidos al mínimo con el uso de documentos electrónicos sean cartas, memorándums, contratos, acuerdos, etc.

Ganar tiempo, reducir costos y gastos innecesarios son las principales ventajas de la adopción de una tecnología que gestione todos los documentos de manera automatizada.

Con documentos firmados de manera electrónica, podemos llevar un mejor control y acceder a sus consultas en tiempo real. Podemos, además usar certificados digitales para asegurar su integridad y autenticidad o usar firmas biométricas para generar vinculación con los firmantes.

2. Acompañe su transformación y tome de decisiones con especialistas

La mejor forma de preparar el camino hacia la adopción de una tecnología que cambiará la manera en que firman y gestionan los documentos en su organización, es la de hacerlo junto a especialistas legales u operadores con experiencia en este tipo de cambios.

Procure un proveedor como Intellisign, quien cuenta con abogados que conocen la realidad de su industria y conocen las regulaciones que aplican a los diferentes tipos de documentos y procesos en los que puede usar firmas electrónicas avanzadas, firmas digitales o firmas biométricas. Éstos especialistas legales le brindarán la ayuda inicial que necesita, para resolver problemas actuales o implementar esta tecnología en procesos reales de su organización.

3. Elección de la tecnología de firma electrónica adecuada a su negocio

Intellisign ofrece diferentes tecnologías de firmas electrónicas, cada una tiene su propia complejidad y seguridad, pero con certeza toda la tecnología de firma ofertada, provee validez legal dependiendo del tipo de documento a tratar y el país de origen.

De acuerdo con la realidad de sus negocios u organización, podrá elegir la firma electrónica avanzada que se adecue a ella. Para planificar y saber qué tipo de firma electrónica se adecua mejor, podemos atender a las siguientes preguntas:

¿Cómo son sus firmantes?, ¿Qué perfiles tienen?, ¿Cuántos son?, ¿Están siempre en sus puestos de trabajo? ¿En casa? ¿Se movilizan frecuentemente? ¿Usan más celulares que computadores?

4. Imagen verde y preservación de la salud

¿Tiene una empresa socialmente responsable o quiere encaminarla hacia estándares que apoyen el cuidado del medio ambiente?, sin duda el uso de tecnologías de firmas electrónicas cómo las de Intellisign lo ayudarán en ese objetivo; eliminando el uso de papel y la contaminación que genera al usarlo en documentos administrativos.

Por otro lado, permite que en la etapa de epidemia que atravesamos, producto de la COVID-19, siga cuidando de la salud de sus empleados, proveedores y clientes, ya que esta tecnología logra que se sigan firmando acuerdos, contratos y haciendo negocios sin contacto físico.

5. Identificación del equipo, entrenamiento y capacitaciones

En esta etapa de la estrategia, se requerirá la identificación de un equipo de trabajo. Podemos empezar identificando a los “Innovadores”, personas que gustan de experimentar nuevas tecnologías y proponer cambios, también podemos identificar a los “Visionarios”, que pueden ser más reservados y no tan arriesgados como los anteriores, pero tienen buena predisposición a adoptarlas y por último identificar a los “Escépticos”, personas que prefieren usar nuevas tecnologías cuando haya sido probada y el resto lo esté usando.

El entrenamiento y capacitaciones deben ser brindados en primer lugar a “La alta gerencia” y “tomadores de decisiones”, ya que si logran interiorizar las mejoras que vendrán con esta adopción, serán los primeros líderes en promoverla.

Los gerentes o jefes de áreas también deben estar incluidos en el programa de entrenamiento, ya que ellos guiarán a sus equipos y les transmitirán la importancia de esta nueva forma de trabajo basadas en las firmas electrónicas de documentos.

Y finalmente, los gestores y operadores de documentos como tesoreros, compradores, abogados asistentes, etc. Son ellos los que verdaderamente nos brindarán feedback o consejos de mejoras en esta adopción al interactuar con ella frecuentemente.

6. Adopción de menor a mayor y con recompensas

Pruebas piloto, son la mejor manera de iniciar. Cualquier cambio en una organización, más aún, que signifique la adopción de un nuevo método o tecnología requiere ir por etapas, paso a paso. Identifique las áreas que serán las pioneras en la adopción de esta tecnología. ¿Cuáles son las áreas que pueden mejorar con la adopción de esta tecnología? ¿Cuáles son las áreas que quiere cambiar?.

Recompense o incentive a las personas que no son líderes pero que han tomado un liderazgo espontáneo en este proyecto. Por supuesto, estas recompensas deben estar basadas en objetivos con métricas claras como: tiempos de implementación, cantidad de documentos logrados en digital, a cuántos colegas ayudó con el uso de la tecnología, etc.

Luego integre las áreas que han adoptado mejor la tecnología y permita que intercambien documentos firmados electrónicamente, y no olvide de documentar sus experiencias.

7. Medición de los impactos

“Si no se puede medir no se puede gestionar”. Frase muy conocida y válida para esta última parte en la estrategia de cambio de firmas físicas a electrónicas. Así como recomendamos que debemos ir por etapas, cada una de ellas deberá tener hitos con indicadores medibles, el enfoque aquí será transformar números en información útil para nuestra toma de decisiones.

Nuestras estadísticas pueden estar basadas en costos y/o uso de recursos: